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Newsletter sind die ideale Ergänzung zu Ihrem Marketing-Mix. Warum? Mit einfachen Mitteln können Sie Ihre Kundschaft, Mitglieder und andere Interessierte per E-Mail auf dem Laufenden halten, eine Gemeinschaft gründen und diese stärken. Wie Sie Ihren ersten Newsletter erstellen und worauf Sie achten müssen, verrate ich Ihnen anhand von sieben einfachen Arbeitsschritten.

Natürlich erreichen Sie Ihre Zielgruppe auch über andere Kanäle, zum Beispiel über LinkedIn- oder Instagram-Kanäle, Website oder Werbeplakate. Ihren Newsletter empfangen jedoch nur Personen, die sich aktiv dafür angemeldet haben – Menschen, die bereits Interesse an Ihrer Marke oder Ihren Produkten haben. Entsprechend höher ist die Chance, dass sie sich mit Ihren Inhalten auseinandersetzen.

Mit Newslettern binden Sie bisherige Kund:innen an Ihre Marke, gewinnen neue dazu und sorgen dafür, dass Sie bekannter werden. So bauen Sie nicht nur eine stabile Community auf, sondern sorgen für mehr Interaktion.

Mit E-Mails erreichen Sie zudem andere oder sogar mehr Menschen. Im Jahr 2024 schrieben und lasen laut Statista rund 86 Prozent der deutschen Bevölkerung E-Mails. Mit einem eigenen Newsletter sind Sie zudem unabhängig von sozialen Netzwerken und deren Algorithmen. Sie schaffen Ihre eigene Plattform.

Bevor Sie loslegen und Ihren ersten Newsletter erstellen, sollten Sie die grundsätzliche Frage nach dem „Wozu?“ klären. Fest steht, Sie möchten Menschen mit Ihrer Nachricht erreichen. Doch wozu genau? Was sollen sie tun?
Geht es Ihnen um mehr Besucher auf Ihrer Website, neue Leser:innen Ihres Blogs oder mehr Verkäufe Ihrer Produkte? Möchten Sie von Ihren Kund:innen weiterempfohlen werden oder zu Spenden für einen guten Zweck aufrufen?

Vielleicht verfolgen Sie auch mehrere Ziele gleichzeitig. Wie auch immer Sie Ihr „Wozu“ beantworten, achten Sie darauf, dass diese konkret und messbar sind. Das erleichtert die Erfolgskontrolle und sorgt für mehr Fokus.

Statt „einfach mal zu machen“, rate ich Ihnen, nach Plan vorzugehen. So sparen Sie Ressourcen und kommunizieren zielgenauer.

Festlegen sollten Sie unbedingt, wer Ihre Zielgruppe ist und mit welchen Inhalten Sie diese ansprechen werden. Am besten, Sie halten bereits erste 5 bis 10 Themen in einem Redaktionsplan fest.

Fragen Sie sich auch, wann und wie häufig der Newsletter erscheint. Welcher Wochentag eignet sich? Welche Uhrzeit? Im geschäftlichen Bereich wird der Zeitraum zwischen Dienstag und Donnerstag jeweils zwischen 10 und 12 Uhr mit einer höheren Öffnungsrate verknüpft. Andere, privatere Themen eignen sich hingegen auch für den Feierabend oder auch für das Wochenende.

Legen Sie für den Anfang eine erste Zeit fest und passen Sie diese gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt an.

Die Grundlagen stehen, nun benötigen Sie nur noch das richtige Tool. Mit ihm können Sie Ihren Newsletter nicht bloß versenden. Bestenfalls unterstützt es sie bei allen damit verbundenen Aufgaben, von der Kontaktverwaltung, der optischen Gestaltung bis hin zu Planung und Automatisierung.

Die Auswahl der Anbieter ist groß und sehr individuell. Übersichtlicher wird es aber bereits, wenn sie sich auf DSGVO-konforme Anbieter mit Sitz in Deutschland oder Europa beschränken. Zu den bekanntesten zählen Rapid Mail, Brevo und GetResponse.

Am besten vergleichen Sie die verschiedenen Angebote im Hinblick auf Ihre Bedürfnisse. Während einige Tools auf umfangreiche Kontaktlisten spezialisiert sind, bieten andere viel Spielraum bei Automatisierungen. Einige Dienste können Sie mit Einschränkungen sogar kostenlos nutzen.

Und wieder greift der Datenschutz! Glücklicherweise dürfen Newsletter nicht beliebig versandt werden (Unsere Postfächer wissen das zu schätzen, da bin ich mir sicher. 😊) Stattdessen braucht es eine offizielle Zustimmung. Am häufigsten ist hierbei das Double-Opt-In-Verfahren. Nutzer:innen müssen ihre E-Mail-Adresse nochmals über einen Link bestätigen, um sich anzumelden. Meist sind Anmeldeprozesse wie das Double-Opt-In bereits im Newsletter-Tool integriert.

Damit sich möglichst viele Adressat:innen finden, spielt auch die Bewerbung Ihres Newsletters eine große Rolle. Neben Website und Social Media eignet sich auch ein Hinweis mit Anmeldelink, zum Beispiel bei Bestellbestätigungen, Rechnungen oder in Ihrer E-Mail-Signatur.

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Bunt-verspielt oder nüchtern-kühl? Um Ihre Leser:innen gleich beim ersten Öffnen des Newsletters anzusprechen, sollten Sie sich vorab Gedanken um Optik und Stil machen. Falls Sie bereits ein Design haben, greifen Sie dies auch in Header, Schrift und Schreibstil auf. Nutzen Sie den Wiedererkennungswert zu Ihrem Vorteil.

Sie haben noch kein klares, äußerliches Erscheinungsbild für Ihr Unternehmen? Kein Problem. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, sich auf ein Design zu einigen und auch optisch zur Marke zu werden.

Ihr Newsletter-Tool unterstützt Sie bei der Erstellung Ihres individuellen Templates. Versetzen Sie sich bei der Gestaltung in die Lage Ihrer Leserschaft. Neben den passenden Farben, Bildelementen und Schriftarten zählt auch der geleitete Lesefluss, „Wireframe“ genannt, zu den vielfältigen Design-Möglichkeiten. Bei allem gilt wie so oft: Weniger ist mehr.

Bevor Sie Ihren ersten Newsletter an Ihre Kontakte versenden, sollten Sie sich selbst eine Test-Mail schicken. So überprüfen Sie die Wirkung und vermeiden Fehler (darunter Rechtschreibfehler, falsche Links, Umbrüche usw.).

Schlüpfen Sie erneut in die Rolle Ihrer Zielgruppe: Sind die wichtigsten Informationen gut sichtbar und verständlich? Weiß man, was zu tun ist und wo es weiterführende Informationen gibt? Passen Ton und Wortwahl zum Inhalt und den Menschen, die Sie erreichen möchten? Überarbeiten Sie Ihr Template entsprechend, bis Sie zufrieden sind.

Gratulation, Sie haben Ihren ersten Newsletter verschickt! Seien Sie ruhig stolz auf sich und freuen Sie sich über die positiven Reaktionen. 😊 Damit Sie weiterhin erfolgreich mit Ihrer Community in Kontakt bleiben und relevante Infos liefern, sollten Sie auch die Zahlen im Blick behalten.

Mithilfe Ihres Newsletter-Tools lassen sich sie wichtigsten technischen Parameter überwachen:

• Öffnungsrate: Zahl der E-Mails, die nach Erhalt geöffnet wurden,
• Klickrate: Zahl der Adressat:innen, die Links der Mail geöffnet haben,
• Abmelderate: Zahl der Newsletter-Abmeldungen nach Erhalt der E-Mail,
• Bounce-Rate: Zahl der E-Mails, die nicht ankamen wegen fehlerhaften E-Mail-Adressen oder technischer Probleme,
• Conversion-Rate: Zahl der Adressat:innen, die als Folge des Newsletters zur Website gewechselt sind und dort z.B. einen Kauf getätigt haben

Anhand dieser Daten können Sie das Verhalten Ihrer Leser:innen verstehen lernen und Ihren Newsletter anpassen. Sie lernen, was funktioniert und was nicht.