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Die Bedeutung von Text in unserem Alltag ist nicht zu unterschätzen, denn sie begleiten uns in allem. Nicht nur Autor:innen, Journalist:innen und Texter:innen beschäftigen sich mit dem Schreiben. Jede E-Mail, jede Präsentation und jeder Geschäftsbericht benötigt eine klare Sprache, sonst scheitert die Kommunikation. Damit Sie in Zukunft bessere Texte schreiben und damit auch Ihre Kommunikation verbessern, habe ich einige Tipps für Sie zusammengestellt.

Die Realität des Schreibens sieht anders aus als die oft romantisierte Vorstellung von Schriftsteller:innen. Das heißt: Geniale Gedanken landen nur sehr selten wie aus einem Guss auf dem Blatt Papier oder dem Text-Dokument. Vor jedem guten Text steht erst einmal ein Plan oder zumindest eine grobe Struktur. Wichtigstes Element ist dabei das Ziel. Fragen Sie sich daher zuallererst, was Sie mit dem Text bezwecken möchten, zum Beispiel:

• Ist Ihr Text Teil eines übergeordneten Ziels? (z.B. PR-Kampagne, Unternehmensziele)
• Wen soll er erreichen? (Zielgruppe)
• Was ist seine Kernbotschaft?
• Gibt es bestimmte Gefühle, die er vermitteln soll? (Mitgefühl, Ärger, Belustigung, …)

Am besten notieren Sie die Antworten auf diese Fragen, sodass Sie sich während des Schreibens immer wieder daran erinnern. Je genauer Sie vorab festlegen, was Sie mit Ihrem Text bezwecken und vermitteln möchten, desto zielgerichteter können Sie schreiben. Das wirkt sich positiv auf Ihren Text aus.

Im nächsten Schritt sollten Sie sich dem Inhalt widmen, denn mit ihm steht und fällt alles. Nur mit relevantem und interessantem Content schaffen Sie einen Mehrwert. Warum sonst sollte man IhrenText sonst lesen? 😉 Fragen Sie sich daher:

• Welche Aspekte soll Ihr Text unbedingt beinhalten? Überlegen Sie, welche zusätzlichen Informationen Sie benötigen, und recherchieren Sie sauber.
• Was könnte Ihre Leser:innen besonders interessieren?
• Und: Welche Hintergründe müssen sie kennen, um den Text zu verstehen?

Notieren Sie auch die Gedanken zu diesen Fragen. Ich habe mir angeeignet, zu meiner Textdatei immer auch eine zweite Datei mit dem Namen „Sammlung“ oder, bei Auftragsarbeiten „Briefing“, anzulegen. Darin sammele ich all meine Überlegungen zum geplanten Text. Sie können sie aber auch direkt in der Textdatei hinterlegen oder den guten, alten Schmierzettel nutzen. 😊

Überlegen Sie sich nun, in welcher Reihenfolge Sie Ihre Inhalte anordnen möchten. Am besten denken Sie hierzu in Abschnitten. Damit man besser folgen kann, sollten diese nicht mehr als einen Aspekt behandeln.

Versehen Sie nun jeden Abschnitt mit einem Stichwort, einer Art vorläufigen Überschrift. Diese Benennung ist erst einmal nur für Sie selbst gedacht. Zu einem späteren Zeitpunkt sollten Sie andere Titel oder Zwischenüberschriften nutzen. Je nach Textart können Sie sie gegebenenfalls auch ganz weglassen.

Achten Sie stets darauf, dass die Struktur Ihres Textes schlüssig ist. Schließlich soll Ihre Leserschaft während des Lesens nicht die Lust verlieren.

Dank Ihrer Struktur können Sie sich nun einen Abschnitt nach dem anderen „vorknöpfen“. Bedenken Sie: Der erste Entwurf muss noch nicht perfekt sein. Halten Sie sich daher nicht mit Überarbeitungen auf. Damit befassen Sie sich später. Versuchen Sie erst einmal, alle Inhalte so gut es geht in Worte zu fassen.

Diese Tipps können Ihnen beim Schreibprozess helfen:

1.      Schreiben Sie so klar und konkret wie möglich.

Konzentrieren Sie sich dazu auf jeweils einen Aspekt pro Abschnitt und schweifen Sie nicht ab. Es hilft, sich bei jedem Satz in deine Leser:innen hineinzuversetzen: Verstehen sie auf Anhieb, was Sie meinen?

2.      Fassen Sie sich kurz.

Niemand mag Menschen, die um den Brei herumreden. Kommen Sie also zum Punkt und vermeiden Sie lange, komplizierte Sätze. Entsteht beim Schreiben doch mal ein langer Satz mit mehreren Nebensätzen? Dann versuchen Sie, ihn in zwei Sätze aufzuteilen.

3.      Nutzen Sie aktive statt passive Formulierungen.

Aktiv formulierte Texte sind besser verständlich. Begeben Sie sich daher auf die Suche nach aktiven Verben und nach Subjekten, die diese ausführen.

Ein Beispiel:

Statt „In offiziellen Texten werden oft Passiv-Konstruktionen verwendet.“

könnten Sie schreiben: „In offiziellen Texten verwenden viele Menschen gerne Passiv-Konstruktionen.“

4.      Vermeiden Sie Phrasen.

Hier ein paar Beispiele:

• Vom Prinzip her
• an sich
• Für das leibliche Wohl ist gesorgt
• Spiel und Spaß
• (…) und vieles mehr

Wie oft haben Sie diese abgedroschenen Formulierungen schon gehört? Richtig, viel zu oft! In Ihrem Text haben sie also nichts zu suchen. Sie verwässern nicht nur Ihre Botschaft, sondern sorgen auch für Langeweile. Verwenden Sie lieber eine klare Sprache und Ihren eigenen Stil, statt Altbekanntes wieder aufzuwärmen.

5.      Verzichten Sie auf Wiederholungen.

Auch Ihre eigenen Inhalte und Formulierungen sollten möglichst nur einmal im Text vorkommen. Wiederholen Sie sich häufig, ziehen Sie ihn unnötig in die Länge und verlieren Ihre Leserschaft. Für einzelne Wörter findet sich außerdem oft ein passendes Synonym.

6.      Verwenden Sie Beispiele und Bilder.

Ein guter Text schafft Bilder im Kopf. Suchen Sie daher nach Wegen, bestimmte Aspekte zu verdeutlichen. Nutzen Sie dabei visuelle Vergleiche oder Metaphern, sollten diese auch wirklich passend sein. Beispiele helfen ebenfalls, Sachverhalte greifbarer und damit auch den Text lebendiger zu machen. Das bietet sich besonders bei erklärungsbedürftigen Themen an.

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Der Text steht. Gut gemacht! Nun beginnt die finale Phase. Im besten Fall können Sie Ihr Werk ein paar Stunden oder sogar Tage ruhen lassen. Mit etwas Distanz und einem frischen Blick fallen nötige Korrekturen besser auf. Zur Überarbeitung können Sie diese Arbeitsschritte befolgen, entweder nacheinander oder gleichzeitig.

1.      Prüfen Sie, ob Sie mit dem Text Ihr Ziel und die Zielgruppe erreichen.

2.      Prüfen Sie, ob Ihre Kernbotschaft enthalten und klar formuliert ist.

3.      Prüfen Sie alle Inhalte auf Richtigkeit und Relevanz.

4.      Ergänzen Sie Inhalte, falls nötig.

5.      Verbessern Sie den Übergang zwischen Sätzen und Abschnitten.

6.      Prüfen Sie die Reihenfolge der Inhalte und passen Sie sie gegebenenfalls an.

7.      Optimieren Sie den Text sprachlich. Schreiben Sie

• aktiv und konkret,
• möglichst kompakt,
• mit passenden Beispielen und Bildern, (Hierbei eignet sich auch Storytelling.)
• unterhaltsam und informativ.

8.      Korrigieren Sie Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung.

Es ist hilfreich, den Text mehrfach laut zu lesen, um sprachliche oder inhaltliche Stolpersteine zu finden und den Lesefluss zu verbessern. Außerdem ist es immer eine gute Idee, den Text zusätzlich von jemand anderem lesen zu lassen. Vier oder mehr Augen sehen mehr als zwei 😊

Um sicherzustellen, dass Ihre Inhalte und Botschaften tatsächlich bei Ihren Leser:innen ankommen, sollte Ihr Text gut verständlich sein. Diese Allgemeinverständlichkeit ist insbesondere dann wichtig, wenn Sie für ein breites Publikum schreiben. Schließlich möchten Sie jede und jeden Ihrer Leser:innen „abholen“, unabhängig von Bildung, Vorwissen und Interessen.

Um Ihren Text auf Verständlichkeit zu prüfen, hilft Ihnen der sogenannte „Oma-Test“. Dazu versetzen Sie sich in Ihre Oma hinein und lesen den Text in dieser „Rolle“. Versteht sie den Text? Falls nicht, sollten Sie prüfen, woran das liegt. Möglicherweise gibt es Fachbegriffe, die noch nicht erklärt wurden oder lange, komplizierte Sätze. Auch der Aufbau des Textes kann hinderlich für das Textverstehen sein.

Gut geschriebene Texte werden in jeder Lebenssituation benötigt. Dem steht nichts im Wege, wenn Sie sich vor dem Schreiben einige Gedanken zum Zweck, deiner Zielgruppe und deiner Kernbotschaft machen. Danach schaffen Sie eine erste Struktur, die Ihnen nicht nur hilft, Ihre Gedanken zu ordnen, sondern auch, einen sinnvoll aufgebauten Text zu verfassen.

Versetzen Sie sich während des Schreibens stets in Ihre Leser:innen hinein: Was interessiert sie zum Beispiel? Welches Vorwissen können Sie voraussetzen? Achten Sie auf eine aktive und gut verständliche Sprache. Vermeiden Sie lange Sätze, Phrasen und Wiederholungen. Um den Text abwechslungsreicher zu machen, können Sie Synonyme, passende Bilder und Beispiele verwenden.

Im letzten Schritt, der Überarbeitung, widmen Sie sich Ihrem Text hinsichtlich Aufbau, Richtigkeit und Relevanz. Sie korrigieren Rechtschreibung und Grammatik und verbessern einzelne Formulierungen und Übergänge. Es ist hilfreich, den Text dabei laut vorzulesen. Bitten Sie Ihre Mitmenschen, den Text zu lesen, um möglichst keinen Fehler zu übersehen und eine hilfreiche Einschätzung zu erhalten. Mit dem „Oma-Test“ können Sie zusätzlich prüfen, wie verständlich der Text ist.

Was ganz besonders beim Schreiben hilft, ist Übung. Sie werden sehen: Je häufiger Sie schreiben und die oben genannten Tipps befolgen, umso leichter wird es.

Und jetzt: Viel Spaß beim Schreiben!